Déclaration d’utilisation des données à caractère personnel

Le Ministère de la Communauté française, en tant que responsable du traitement de données à caractère personnel opéré dans le cadre de la réalisation d’une étude intitulée « Baromètre du respect » à destination des membres du personnel de l'enseignement relative à l’évaluation des relations entre les membres du personnel de l'enseignement et les acteurs de l’environnement scolaire et notamment du respect accordé aux membres du personnel (dans le cadre de leur fonction et de l’exercice de leurs missions), est tenu de fournir une information sur ce traitement aux personnes concernées, à savoir : les membres du personnel de l’enseignement obligatoire, enseignement secondaire artistique à horaire réduit et de promotion sociale.

Les différents traitements sont repris au point 2 de la présente Déclaration.

En tant qu’autorité publique, le Ministère de la Communauté Française (ci-après « Ministère ») collecte, exploite, communique ou transfère ces données à caractère personnel (ci-après « données ») dans un contexte juridique et organisationnel précis. Chaque traitement est répertorié dans un registre interne.

Les données à caractère personnel sont traitées conformément au Règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016 (ou « RGPD ») et à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel (ou « LPD »). Concrètement, ces données sont :
 

• Traitées uniquement pour les finalités indiquées dans la présente Déclaration

• Accessibles uniquement au personnel en charge du suivi des dossiers (gestion sécurisée)

• Transmises à des tiers au Ministère uniquement dans les cas prévus spécifiquement soit pour atteindre les finalités du traitement soit pour répondre aux finalités d’un autre traitement réalisé par ces tiers. Ces transferts sont encadrés de manière très stricte

• Traitées à des fins non-commerciales

Les personnes concernées peuvent demander à tout moment au Ministère d'obtenir des informations sur les traitements qu’il met en œuvre.

1. Quel est le responsable de traitements visé par cette Déclaration et les sous-traitants impliqués ?

Le responsable de traitements de données à caractère personnel concerné par la présente Déclaration (au sens de l’article 4 du RGPD) est l’autorité publique suivante :

Ministère de la Communauté française (ci-après « Ministère »)
Représenté par son Secrétaire Général, Monsieur Frédéric Delcor
Boulevard Léopold II, 44 - 1080 Bruxelles Belgique
Site internet du Ministère de la Communauté française

Le sous-traitant principal du Ministère (au sens de l’article 4 du RGPD) est l’autorité publique suivante :

ETNIC, en tant que prestataire informatique du Ministère de la Communauté française
Représenté par son Administrateur général, Monsieur Fabrice Antoine
Bâtiment Le Zénith
Boulevard du Roi Albert II, 37 - 1030 Bruxelles Belgique
Site internet d'ETNIC

Les sous-traitants (au sens de l’article 4 du RGPD) intervenant spécifiquement dans le cadre du présent traitement :

Microsoft Ireland Operations Limited, en tant qu’hébergeur du formulaire d’enquête
South County Business Park, One Microsoft Place, Carmanhall And Leopardstown, Dublin, D18 P521, Irlande
Site internet de Microsoft

Brevo, en tant que fournisseur du logiciel d’automation d’envoi des courriels
Boulevard Haussmann 106 – 75008 Paris, France
Site internet de Brevo

2. Quel est le traitement concerné par la présente Déclaration ?

Dans le cadre de ses missions, le Ministère – via l’Administration générale de l’enseignement– gère le traitement de données suivant :

Réaliser une étude intitulée « Baromètre du respect » à destination des membres du personnel de l'enseignement relative à l’évaluation des relations entre les membres du personnel de l'enseignement et les acteurs de l’environnement scolaire et notamment du respect accordé aux membres du personnel de l'enseignement (dans le cadre de leur fonction et de l’exercice de leurs missions)

2.1. Fondement du traitement

Les données à caractère personnel sont traitées sur base de fondements précis, clairs et prévisibles.

En l’occurrence, le traitement de données à caractère personnel est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le Ministère (article 6 § 1 f) du RGPD) en tant que pouvoir régulateur.

2.2. Finalités

Vos données sont traitées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne sont pas traitées ultérieurement d'une manière incompatible avec ces finalités.

En l’occurrence, vos données sont collectées pour les finalités suivantes :
 

• Finalité 1 : Lancer une enquête afin de collecter via un formulaire en ligne les informations nécessaires et pertinentes au regard des objectifs de l’étude

• Finalité 2 : Vérifier votre qualité de membre du personnel de l'enseignement et vous identifier de façon très limitée afin d’éviter les doublons et/ou les erreurs dans les retours de formulaires

• Finalité 3 : Analyser les résultats et les anonymiser

• Finalité 4 : Faire des recommandations pertinentes au regard des résultats anonymisés

Les opérations de traitements réalisées sur les données des Utilisateurs sont limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

2.3. Liste des données traitées
 

• Le Ministère utilise les données suivantes dont il dispose via la base de données SENS pour accomplir la finalité n°1 :

  • Votre adresse de courrier électronique

• Le Ministère collecte auprès de vous et utilise les données suivantes vous concernant pour accomplir la finalité n°2 :

  • Votre numéro de matricule

• Le Ministère collecte auprès de vous et utilise les données suivantes vous concernant pour accomplir les finalité n°3 et 4 :

  • Des données relatives à l’âge et au sexe

  • Des données relatives à l’exercice de la fonction : nombre d’années d’ancienneté, niveau scolaire d’enseignement, réseau/PO, zone géographique et type d’enseignement

  • Vos réponses aux questions

Les données à caractère personnel des Utilisateurs sont traitées pour ces finalités déterminées, explicites et légitimes et ne sont pas traitées ultérieurement d'une manière incompatible avec ces finalités.

En aucun cas, pour le présent traitement, le Ministère ne transfère les données à des tiers.

2.4. Durée(s) de conservation des données & délai(s) d’archivage

Vos données de contact (adresse de courrier électronique) sont conservées pendant la durée du traitement, c’est-à-dire entre le 30 septembre et le 18 octobre 2024. Vous recevrez un second courriel de rappel au cours de cette période pour vous rappeler de remplir le formulaire. Après le 18 octobre, ces données seront supprimées.

Votre numéro de matricule sert, pour rappel, uniquement à la vérification de votre qualité d’enseignant et il ne peut en aucun cas être utilisé afin de vous identifier dans le cadre des réponses que vous donnez. Ce numéro de matricule est immédiatement supprimé une fois la vérification effectuée.

Vos réponses au questionnaire sont supprimées après la production des résultats sous une forme anonymisée.

2.5. Sécurité technique et organisationnelle

Des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en place par le Ministère et ses sous-traitants afin de garantir la protection et la sécurisation de vos données, notamment en vue de prévenir tout risque de fuite, perte, destruction, divulgation/accès non autorisé ou tout autre usage compromettant.

2.6. Localisation des données

Les données à caractère personnel sont en principe stockées sur des serveurs localisés au sein de l’U.E. En cas de recours à un prestataire sous-traitant situé en-dehors de l’U.E. (ce qui correspond au traitement très limité sous-traité à Microsoft pour l’hébergement du formulaire d’enquête), le Ministère veille naturellement à ce que son sous-traitant présente toutes les garanties appropriées afin que le niveau de protection des données ne soit pas compromis.

3. Quels sont les droits des personnes concernées ?

3.1. Description des droits

Toute personne concernée par un traitement visé par la présente Déclaration a le droit d’exercer un certain nombre de droits dans les conditions et cas prévus par la RGPD. Les demandes sont analysées au cas par cas afin de pouvoir apporter une réponse à la personne concernée dans les délais légaux et qui corresponde à ses besoins et aux missions du Ministère.

À tout moment, la personne peut demander au Ministère :
 

• D’être informée sur le traitement de ses données. Ce droit est exercé par le biais du présent document

• D’accéder à ses données et d’en recevoir une copie

• D’obtenir la rectification de ses données inexactes

• D’obtenir la limitation du traitement de ses données (uniquement dans les cas prévus par le RGPD)

• De s’opposer au traitement de ses données (uniquement dans les cas prévus par le RGPD)

• D’obtenir, l’effacement de ses données (uniquement dans les cas prévus par le RGPD)

• D’exercer son droit à la portabilité sur ses données (uniquement dans les cas prévus par le RGPD)

• De ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé

Vous trouverez plus d'informations sur vos droits sur le site de l'Autorité de protection des données.

3.2. Consignes pour un exercice des droits efficace auprès du Ministère

Pour exercer ses droits, la personne concernée est invitée à suivre les consignes suivantes :
 

• Envoyer un courriel au délégué à la protection des données (DPD) du Ministère à l’adresse suivante : protectiondesdonnees@cfwb.be

• Mentionner le droit qu’elle souhaite exercer

• Indiquer les informations qu’elle souhaite obtenir

• Préciser l’intitulé du traitement et/ou le service qui le réalise (si elle en a connaissance)

• Apporter la preuve de son identité en annexant, par exemple, à sa demande une copie de sa carte d’identité (recto/verso) avec un paraphe daté, le nom de notre organisation, la date et l’objet de sa demande (et ce afin que celle-ci ne puisse pas être utilisée ultérieurement à d'autres fins)

Pourquoi ce document est-il demandé ?

Afin de respecter la vie privée de chaque citoyen, le Ministère se doit de vérifier l’identité de la personne qui introduit la demande et authentifier cette personne dans son parc applicatif.

Cette copie n’est accessible qu’au délégué à la protection des données et est automatiquement supprimée dès que l’identification et l’authentification ont pu être réalisées avec certitude.

La simple mention du numéro de registre national ne suffit pas. Si le Ministère ne peut procéder à cette vérification, aucune suite ne pourra être donnée à la demande.

3.3. Délai(s) de réponse

Le Ministère dispose d’un délai légal d’un mois pour répondre à la demande d’exercice de droit de la personne concernée à compter de la date réception de la demande via courriel par son service. Cependant, pour que le délai commence à courir, la demande doit être complète et l’identité de la personne doit être prouvée. A défaut, le délai est « suspendu » dans l’attente des informations nécessaires.

Au besoin, le délai de réponse peut être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes.

3.4. Recours

Toute personne concernée par l’un des traitements visés par la présente Déclaration peut également s’adresser à l’Autorité de Protection des Données belge (APD) (Rue de la presse 35 – 1000 Bruxelles, Tél. + 32 2 274 48 00 – contact@apd-gba.be – Site internet de l'Autorité de protection des données) afin :
 

• d’obtenir des renseignements via le Service de Première ligne qui accompagne les démarches des citoyens

• de demander une médiation, si la personne n’est pas satisfaite du traitement de sa demande par le Ministère de la Communauté française

• d’introduire une plainte après avoir épuisé toutes les autres voies de recours

L’Autorité de Protection des données dispose d’une politique de classement sans suite des dossiers qui permet aux citoyens de mieux appréhender les possibilités d’actions qui s’offrent à eux.

La présente Déclaration d’utilisation des données à caractère personnel a été créée et est en vigueur depuis le 26/09/2024. Elle est susceptible d’être modifiée. Dans ce cas, le Ministère ne manquera pas de vous en avertir.